Vous voulez implanter un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) dans votre entreprise, pour bénéficier de ses nombreux avantages (centralisation des données, automatisation des processus, analyses et rapports automatisés, amélioration de la communication, conformité réglementaire, gestion de la performance), et vous avez choisi la solution logicielle qui répond le mieux à vos besoins. Voici les étapes à suivre et les points à considérer pour assurer une implantation efficace.
1- Identifiez et impliquez les parties prenantes
Vous devez bien définir les ressources qui seront nécessaires au bon déroulement du projet d’implantation. Pour ce faire, incluez les différentes équipes et départements qui seront impactés par ce système: leur implication est essentielle pour garantir une transition fluide. Pour les personnes-ressource, choisissez des acteurs établis dans votre entreprise, qui sont reconnus pour leur compétence, qui ont une bonne réputation et qui sauront porter le projet.
2- Établissez un budget
Déterminez le budget disponible pour l’achat, la mise en place et la maintenance du SIRH. Assurez-vous que le système choisi est rentable: la gestion budgétaire est toujours importante, et vous devez prévoir des réserves pour les dépenses en capital projetées.
3- Élaborez un plan détaillé
Définissez la vision et les principes directeurs pour le projet, en tenant compte des besoins et objectifs de tous. Puis, créez un plan décrivant les étapes de mise en place, les responsabilités de chaque membre de l’équipe et les délais à respecter. Ce plan servira de guide et de référence tout au long du projet. Plus il est détaillé, plus le risque d’erreurs ou omissions diminue.
4- Adaptez le SIRH à vos besoins
Évaluez la convivialité du système, pour garantir l’adoption par les utilisateurs. Demandez des démonstrations et des essais gratuits pour évaluer l’interface et la facilité d’utilisation. Assurez-vous que le système a les fonctionnalités essentielles pour répondre à vos besoins, et que son niveau de sécurité est adéquat.
5- Préparez vos données
Faites le ménage et le nettoyage avant le déménagement: assurez-vous que vos banques de données sont à jour et harmonisées, et que vos processus en place sont compatibles avec le système que vous allez implanter.
6- Formez les utilisateurs en amont
Pour assurer une adoption et une utilisation optimales du nouveau système, prévoyez des sessions de formation pour tous. Il est capital que les utilisateurs comprennent et adhèrent au nouveau logiciel, sinon celui-ci ne servira pas à sa pleine capacité. Idéalement, instaurez des formations avant l’implantation du système, à la phase design ou pré-projet.
7- Prévoyez l’encadrement à venir
Assurez-vous que le fournisseur choisi offre une assistance client de qualité et des programmes de formation pour vos équipes. Les services offerts par les fournisseurs varient beaucoup: certains, par exemple, vendent des formations qui nécessitent plus d’achats, et d’autres ne sont pas vraiment accessibles quand vient le temps de régler des urgences.
En suivant ces étapes, vous augmenterez vos chances que votre projet d’implantation d’un système SIRH soit un grand succès.
